Vorteile einer Vereinssoftware

Die Anzahl der Vereine in Deutschland hat sich in den letzten Jahren um das siebenfache erhöht und beträgt inzwischen knapp 600.000, wodurch die Bedeutung von Vereinssoftwares stetig zunimmt. Genau deshalb ist es wichtig, aus der hohen Anzahl von Softwares für Vereins- und Mitgliederverwaltung, die es auf dem Markt gibt, die richtige auszuwählen.
Warum du überhaupt eine Vereinssoftware nutzen solltest? Hier findest du 10 gute Gründe!

 

Zeit- und Geldmangel ist ein großes Problem im Vereinsbereich. Ein Großteil der Leute, die im Verein aktiv sind, machen dies auf freiwilliger Basis und gehen einem Vollzeitjob nach. Uns ist bewusst, dass Vereinsverantwortliche im Hintergrund viele Fäden ziehen und komplexen und zeitintensiven Arbeiten nachgehen.

 

Langfristig lässt sich durch das Nutzen von Vereinssoftwares das Leben nicht nur vereinfachen, sondern spart auch jede Menge Zeit und Ressourcen. Inzwischen ist es nicht notwendig viel Geld in Vereinssoftware zu investieren, sondern es gibt auch günstige und sogar komplett kostenfreie Lösungen. Natürlich gibt es große Unterschiede von Software zu Software.
Während einige nur der Mannschaftsverwaltung dienen, andere wiederum nur der Vereinsebene, gibt es nur wenige, die beides umfassen. Auch der Aufbau und die Möglichkeiten, die man mit einzelnen Tools an, sind sehr unterschiedlich.

1.  Einfache Mitgliederverwaltung

Im Bezug auf die Mitglieder ist im Verein immer viel Bewegung. Ein Mitglied kündigt, ein anderes kommt neu dazu, wieder ein anderes Mitglied zieht um und ändert seine Adresse und es gibt Änderungen der Mitgliedsbeiträge oder Kontonummern. Um solche Fluktuationen reibungslos zu meistern, ist eine Vereinssoftware sehr hilfreich.

Mit einer Online Hilfe ist es gar nicht nötig, immer alles im Blick zu haben, denn eine Software übernimmt diesen Job für dich!

 

2.  Übersichtliche Koordination

Die Planung und Koordination von Terminen ist schon auf Mannschaftsebene eine riesige Aufgabe. Wer kommt und wer nicht? Wer übernimmt welche Aufgabe? Wer fährt zu Auswärtsterminen? Wie viel Geld ist in der Mannschaftskasse? Mit einer Vereinssoftware kannst du auf einem Blick sehen, wie viele Mitglieder beim nächsten Treffen anwesend ist, Termine auf Mannschaftsebene und auch mannschaftsübergreifende Termine koordinieren. Damit alles immer reibungslos abläuft.

 

3. Vereinfachte Kommunikation

Meistens gibt es im Verein viele unterschiedliche Kommunikationsmedien. WhatsApp, E-Mail oder Post. Das führt zu einem unglaublichen Durcheinander. Wäre es nicht viel einfacher alles unter einem Dach zu haben? Mit einer Vereinssoftware ist dies möglich. Reduziere alles auf ein Kommunikationsmedium und spare Zeit und Nerven.

 

4.  Adé Datenverlust

Wie schnell passiert es, dass man Zettel verlegt oder Kaffee drüber kippt? Bei kleinen Notizen ist das vielleicht ärgerlich, bei wichtigen Informationen kann dies aber verheerend sein. Selbst dein Computer kann mit Viren infiziert werden oder abstürzen. Mit einer Vereinssoftware brauchst du dir über all das keine Sorgen mehr machen, da die Daten auf hochsicheren Servern liegen. So hast du egal wo und egal wie immer Zugriff auf deine Daten und nichts geht mehr verloren.

5.  Ein- und Ausgaben verwalten

Mit einer Vereinssoftware hast du Ein- und Ausgaben deines Vereins immer im Blick. Denn wie bei üblichen Unternehmen, sollte finanzielle Stabilität immer an erster Stelle stehen. Es ist wichtig zu wissen, welche monatlichen oder außerordentlichen Ausgaben du getätigt hast oder welche Einnahmen du durch Mitgliedszahlungen oder Spenden erhalten hast.

6.  Integrierte Mitgliedszahlungen

In einer Vereinssoftware hast du in den meisten Fällen ein integriertes Tool für Mitgliedsbeiträge. So kannst du Zahlungen automatisieren, reduzierte Beiträge (z.B. Familienrabatt etc.) einrichten oder einmalige Zahlungen (für z.B. Weihnachtsfeiern) festlegen.

Du hast somit auf einen Blick eine gute Übersicht über bereits getätigte und ausstehende Zahlungen, kannst Zahlungserinnerungen verschicken oder mannschaftsübergreifende Zahlungen erstellen.

 

7. Kürzere Wege, mehr Selbstständigkeit

Die Nutzung einer Vereinssoftware erleichtert es den einzelnen Trainern Informationen schnell und ohne Umwege zu aktualisieren oder neu einzupflegen. Es spart somit die Zeit und Mühe, die Trainer sonst auf sich nehmen müssen, um Informationen an den Vereinsverantwortlichen übergeben müssen, der diese dann weiterverarbeiten muss.

Erhält ein Trainer z.B. die Infos von einem seiner Spieler, dass dieser umgezogen ist, kann der Trainer diese Informationen einfach ändern, ohne sie an den Vereinsverantwortlichen weiterzugeben. Somit hält er dem Vereinsadministrator nicht nur den Rücken frei, sondern spart sich auch das Schreiben einer E-Mail oder SMS. Für den Trainer bietet das nicht nur Zeitersparnis, sondern auch ein erhöhtes Maß an Selbständigkeit und Vertrauen, was sich positiv auf sein Engagement auswirken kann.

 

8.  Transparenz

In den meisten Fällen ist die Führungseben von Vereinen nicht immer im Bilde darüber, was in einzelnen Abteilungen oder Mannschaften vor sich geht. Mit einer Vereinssoftware ist dies, ohne zeitaufwendige Meetings mit den einzelnen Verantwortlichen, möglich. Dadurch, dass alle Beteiligten jederzeit einen Zugriff auf die Software haben, ist es den Vereinsverantwortlichen außerdem möglich ein Maß an Kontrolle zu haben. Dies führt zu einer vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Beteiligten.

 

9. Integration von bereits genutzten Medien

Falls du zuvor beispielsweise Excel Listen für deine Mitgliederverwaltung und dein Vereinsmanagement genutzt hast, sind diese nicht umsonst gewesen. Einige Vereinssoftwares bieten dir die Möglichkeit Mitglieder auf diese Weise zu importieren, was eine große Zeitersparnis für dich bedeutet.

 

10. Alles unter einem Dach

Wie bereits in den vorherigen Punkten angeschnitten, ist der größte Vorteil die gesamte Vereinsverwaltung unter einem Dach zu haben. Somit sparst du dir die Nutzung von zehn verschiedenen Tools, sondern benötigst nur noch ein einziges. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt dafür, dass dir nichts mehr durch die Lappen geht. Egal ob es um Kommunikation, Organisation oder finanzielle Belange geht, du hast alles auf einen Blick und vermeidest somit, dass dir Informationen (o.a.) verloren gehen. Was kann man hier noch nennen ohne zu sehr wieder auf die anderen einzugehen?

 

Selbstverständlich ist es zunächst zeitaufwendig, deinen Verein einzurichten. Wenn du dies aber erst einmal getan hast, kannst du deinen Verein effizienter, zeitsparender und noch erfolgreicher verwalten.